Przeczytasz w 4 minuty.
Z niniejszego wpisu dowiesz się:
- Jakie podstawowe zasady dotyczą delegowania pracowników za granicę,
- Gdzie powstaje obowiązek rozliczenia ZUS i podatku dochodowego.
Delegowanie pracowników za granicę – trzy opcje
Opcja 1 – bardzo częsta (świadczenie usług za granicą):
- delegowanie pracowników na własny rachunek i pod swoim kierownictwem,
- na terytorium państwa członkowskiego (np. Niemcy),
- w ramach umowy zawartej między przedsiębiorstwem delegującym (polska firma) a odbiorcą usług (niemiecka firma),
- ile istnieje stosunek pracy pomiędzy przedsiębiorstwem delegującym (polska firma) a pracownikiem w ciągu okresu delegowania.
Opcja 2:
- delegowanie pracowników do zakładu albo przedsiębiorstwa należącego do grupy przedsiębiorców na terytorium państwa członkowskiego,
- ile istnieje stosunek pracy między przedsiębiorstwem delegującym a pracownikiem w ciągu okresu delegowania.
Opcja 3:
- delegowanie jako przedsiębiorstwo pracy tymczasowej lub agencja wynajmująca personel,
- wynajmowanie pracownika przedsiębiorstwu, prowadzącemu działalność gospodarczą lub działającemu na terytorium państwa członkowskiego (np. Niemcy),
- ile przez cały okres delegowania istnieje stosunek pracy pomiędzy (polskim) przedsiębiorstwem pracy tymczasowej lub agencją wynajmującą, a pracownikiem,
- w przypadku wielu państw członkowskich wynajmowanie personelu pracowniczego będzie się wiązało z koniecznością uzyskania dodatkowego zezwolenia na prowadzenie tego typu działalności.
Delegowanie w ramach świadczenia usług
Bardzo częstym przykładem delegowania pracowników za granicę jest delegowanie w związku z umową na świadczenie usług zawartą przez polskiego pracodawcę z zagranicznym podmiotem. Podmiot świadczący usługę może w celu jej wykonania przejściowo wykonywać swoją działalność (usługi) w innym państwie członkowskim (np. w Niemczech) na takich samych zasadach, jakie dane państwo nakłada na swoich obywateli.
Rozróżnienie między podróżą służbową a delegowaniem pracownika za granicę
W zależności od okoliczności faktycznych można mówić o podróży służbowej lub delegowaniu pracownika. Najważniejszym kryterium jest ustalenie czy podróż służbowa ma dla pracownika charakter incydentalny. Jeśli tak – mamy do czynienia z podróżą służbową a nie delegowaniem. Rozróżnienie między podróżą służbową a delegowaniem ma kluczowe znacznie dla kwestii rozliczeń pracowników na gruncie podatkowym oraz ubezpieczenia społecznego.
Delegowanie a ZUS. Okres delegowania za granicę do 24 miesięcy = ZUS w Polsce
W przypadku czasowego wykonywania pracy w innym kraju UE można korzystać z ubezpieczenia kraju siedziby firmy delegującej (np. w Polsce) maksymalnie przez 24 miesiące. Osoba, która wykonuje pracę jako pracownik najemny w pierwszym państwie (w Polsce), delegowana drugiego państwa członkowskiego (np. Niemcy), nadal podlega ustawodawstwu pierwszego państwa członkowskiego (Polska), pod warunkiem, że przewidywany czas takiej pracy nie przekracza 24 miesięcy i że osoba ta nie jest wysłana, by zastąpić inną osobę.
Zaświadczenie A1 – podstawowy dokument
Potwierdzeniem podlegania ubezpieczeniu społecznemu w kraju siedziby pracodawcy (Polska) jest dokument poświadczający właściwe ustawodawstwo (polskie) w zakresie zabezpieczenia społecznego – tzw. zaświadczenie A1. Aby pracownik mógł uzyskać zaświadczenie A1 musi podlegać ubezpieczeniu co najmniej miesiąc przed zatrudnieniem (w Polsce).
Aby pracownik otrzymał zaświadczenie A1, pracodawca również musi spełnić wymagania:
- pracodawca polski musi “normalnie prowadzić w Polsce działalność”;
- działalność ta musi być “znaczna” (oceniane są różne kryteria, np. wielkość sprzedaży, zatrudnienie, liczebność personelu administracyjnego, miejsce rekrutacji pracowników, miejsce zawierania umów z klientami, prawo właściwe dla umów);
- wartość minimalnego obrotu kwalifikującego przedsiębiorcę do otrzymania potwierdzenia właściwego ustawodawstwa w zakresie zabezpieczenia społecznego danego kraju została określona na poziomie 25%.
Delegowanie a podatek dochodowy – kiedy w Polsce, a kiedy za granicą?
Pracownik jest podatnikiem tego państwa, w którym przebywa 183 dni w skali roku lub w którym posiada tzw. ośrodek interesów życiowych. Może się zdarzyć, że polski pracownik w wyniku lub w trakcie długotrwałego delegowania stanie się rezydentem podatkowym innego Państwa.
Wolne od podatku w drugim państwie (tj. państwie, do którego pracownik jest delegowany, np. Niemcy), w którym świadczona jest praca są wynagrodzenia za pracę wykonywaną w tym (drugim) państwie, jeżeli są spełnione łącznie trzy warunki:
- pracownik przebywa w tym drugim państwie (np. Niemcy) przez okres lub okresy nieprzekraczające łącznie 183 dni w danym roku kalendarzowym lub w okresie każdych 12 miesięcy;
- wynagrodzenie jest wypłacane przez pracodawcę lub w imieniu pracodawcy, który nie ma miejsca zamieszkania lub siedziby w tym drugim państwie (np. Niemcy);
- wynagrodzenie nie jest ponoszone przez zakład lub stałą placówkę, którą pracodawca utrzymuje w tym drugim państwie (np. Niemcy).
Jeżeli te trzy warunki są spełnione to obowiązek podatkowy nie powstanie w drugim państwie (tj. państwie, do którego pracownik jest delegowany – w niniejszym przykładzie w Niemczech).
W pozostałych przypadkach dojdzie do konieczności rozliczenia podatku od dochodów z pracy za granicą.
Jak liczyć okres pobytu pracownika w drugim państwie
Okres pobytu pracownika w danym kraju jest obliczany na podstawie „liczby dni fizycznej obecności”.
W tym celu bierze się pod uwagę:
- dzień przybycia,
- dzień przyjazdu,
- dni uznawane w danym państwie za dni wolne od pracy, urlopy, przerwy w pracy spowodowane chorobą, strajkiem.
Przy obliczaniu długości pobytu nie bierze się pod uwagę pełnych dni spędzonych poza granicami danego państwa.
Szczegółowe informacje i indywidualne konsultacje ws delegowania
Jeśli potrzebujesz więcej informacji w sprawie delegowania pracowników za granicę lub kwestii prawnych i podatkowych w sprawach związanych ze Twoimi usługami i aktywnościami za granicą, zajrzyj tutaj.
