Przeczytasz w 6 minut.
W ostatnim czasie dużym zainteresowaniem przedsiębiorców cieszy się agencja pracy tymczasowej w Holandii. W niniejszym wpisie postanowiliśmy przybliżyć proces rejestracji oraz najpotrzebniejszą wiedzę, wymaganą do utworzenia agencji pracy tymczasowej w Holandii.
Od czego należy zacząć?
W pierwszej kolejności należy wybrać formę prawną nowego podmiotu, która będzie najlepiej odpowiadała Twojemu biznesowi. Przy wyborze szczególną uwagę należy zwrócić na zakres odpowiedzialności wspólników każdej z opisywanych poniżej form prawnych.
Agencja pracy tymczasowej w Holandii może zostać utworzona w następujących formach:
– B.V. (Besloten vennootschap) – odpowiednik polskiej sp. Z o.o. W przypadku B.V. ryzyko związane z prowadzeniem działalności ponosi spółka, natomiast wspólnicy nie ponoszą osobistej odpowiedzialności za zobowiązania spółki. Jeśli spodziewasz się wielu transakcji i wysokich obrotów, to spółka B.V. najprawdopodobniej będzie dla Ciebie najlepszą forma działalności.
– VOF (Venootschap Onder Firma) – odpowiednik polskiej spółki jawnej. Ta spółka jest odpowiednia w przypadku, gdy w spółkę zaangażowanych będzie co najmniej dwóch wspólników. Należy jednak pamiętać, że w przypadku holenderskiej VOF pełną odpowiedzialność za zobowiązania spółki ponoszą wspólnicy.
– Eenmanszaak – jednoosobowa działalność gospodarcza. Jest to działalność rejestrowana przez osobę fizyczną, w ramach której ponosi ona pełną odpowiedzialność za zobowiązania zaciągnięte w toku prowadzenia biznesu swoim własnym majątkiem – zarówno firmowym jak i prywatnym. Eenmanszaak nie jest odrębnym podmiotem prawa.
Po wybraniu i utworzeniu odpowiedniej formy prawnej Naszej działalności można zarejestrować ją w Holenderskiej Izbie Handlowej (Kamer van Koophandel – w skrócie: KvK). W tym miejscu należy zwrócić uwagę na to, żeby przy składaniu wniosku (który można później uzupełnić) wskazać działalność agencji pracy tymczasowej w przedmiocie działalności spółki. Po zarejestrowaniu podmiot uzyskuje numer wpisu do KvK. Następnie, należy aplikować o nadanie spółce numeru identyfikacji podatkowej (Burgerservicenummer – w skrócie: BSN).
Zgodnie z ustawą WAADI (Holenderska ustawa o alokacji pracowników przez pośredników) każda agencja pracy tymczasowej w Holandii ma obowiązek zrejestrować swoją działalność. Naruszenie tego obowiązku skutkuje ukaraniem grzywną w wysokości 12.000 EUR za każdego pracownika zatrudnionego przez tą agencję.
Czy do założenia agencji pracy tymczasowej potrzebuję licencji?
Odpowiedź brzmi: nie.
Holandia jako jedno z niewielu Państw UE, nie przewiduje konieczności uzyskania licencji celem prowadzenia działalności w formie agencji pracy tymczasowej.
Istnieją jednak inne (nieobligatoryjne) dokumenty, które warto uzyskać. Należy do nich m.in. Certyfikat NEN 4400, który potwierdza, że dana agencja jest godnym zaufania partnerem biznesowym i działa zgodnie z prawem holenderskim. Współpraca z firmą posiadającą znak SNA (Stichting Normering Arbeid), wyklucza ryzyko ponoszone przez przedsiębiorcę korzystającego z usług takiej agencji pracy tymczasowej.
Wyróżnia się trzy rodzaje Certyfikatów NEN 4400:
- NEN 4400-1 – jest on skierowany do agencji pracy tymczasowych mających siedzibę w Holandii, odprowadzających tam podatki oraz składki na ubezpieczenia społeczne,
- NEN 4400-2 – skierowany do zagranicznych podmiotów, które świadczą usługi pracy tymczasowej na rynku holenderskim,
- NEN 4400-3 – skierowany do osób na samozatrudnieniu, które świadczą usługi rekrutacji dla swoich klientów.
Posiadanie takiego certyfikatu zapewnia przedsiębiorców korzystających z usług takiej agencji, że nie będzie on ponosił odpowiedzialności podatkowej m.in. za niezapłacone przez agencję podatki VAT, a także że pracownicy są zatrudnieni legalnie przez tą agencję pracy tymczasowej w Holandii. Ponadto fakt posiadania tego certyfikatu zmusza agencję do utrzymania transparentności oraz terminowego regulowania zobowiązań podatkowych, celem utrzymania go w posiadaniu (dlaczego? – o tym poniżej).
W jaki sposób uzyskuje się Certyfikat NEN 4400?
Uzyskanie takiego certyfikatu jest stosunkowo proste, jeżeli agencja pracy tymczasowej jest prowadzona prawidłowo i skrupulatnie. Należy zwrócić się do SNA (Stichting Normering Arbeid) z wnioskiem o uzyskanie certyfikatu (odpowiedniego dla prowadzonej działalności). Aby ubiegać się o certyfikację należy spełnić poniżej wskazane warunki:
– posiadać konto G (o tym poniżej),
– prowadzić administrację kadrową, która pozwala na wgląd do dokumentacji podczas każdorazowej kontroli,
– prowadzić ewidencję pracowników, która pozwala na ustalenie legalności pobytu oraz zatrudnienia każdego z nich w Holandii.
Jeżeli jednostka certyfikująca (SNA) nie znajdzie żadnych nieprawidłowości, to udzieli agencji pracy tymczasowej wnioskowanego Certyfikatu NEN 4400 oraz dokona wpisu jej do rejestru RNA (Register Normering Arbeid).
Po uzyskaniu Certfikatu NEN 4400, agencje muszą poddawać się przynajmniej 2 razy w roku kontrolom okresowym. Jednostka certyfikująca przeprowadza wówczas badanie agencji wnioskującej, m.in. pod kątem:
– odprowadzania podatków oraz VAT w Holandii,
– wypłacania wynagrodzeń zgodnie z przepisami ustawowymi dotyczącymi minimalnej płacy i minimalnego dodatku urlopowego,
– legalności zatrudnienia pracowników.
Konto G
Konto G, czyli tzw. konto gwarancyjne, jest to konto, które służy jedynie do dokonywania płatności podatków od wynagrodzeń pracowników tymczasowych lub podatku VAT do Urzędu Skarbowego i Celnego. Środki które się na nim znajdują są wpłacane przez pracodawcę użytkownika (czyli pracodawcę, na rzecz którego pracownik tymczasowy świadczy pracę). Pracodawca użytkownik wpłaca wynagrodzenie pracowników oraz koszty wykonania usługi na rachunek bankowy agencji pracy tymczasowej, natomiast szacunkową wartość podatków od tych płatności wpłaca na konto G agencji pracy tymczasowej.
Konto G jest zakładane na podstawie umowy pomiędzy agencja pracy tymczasowej (płatnikiem podatków), bankiem (który otwiera taki rachunek), a holenderskim Urzędem Skarbowym. W pierwszej kolejności należy zawrzeć umowę z bankiem, o otwarcie takiego konta. Następnie należy złożyć wniosek do Urzędu Skarbowego. Jeżeli organ zatwierdzi wcześniej zawartą umowę z bankiem, to konto może zostać założone.
Planowane zmiany
Wraz z upływem czasu w Holandii pojawiało się coraz więcej agencji pracy tymczasowych (teraz jest ich ok. 15.000). Z tego powodu władze holenderskie postanowiły wprowadzić system obowiązkowej certyfikacji. Od 1 stycznia 2025 roku (nie jest to jeszcze ostateczna data) ma obowiązywać regulacja, która wprowadzi możliwość kontrolowania wszystkich agencji pracy tymczasowych (a nie – jak do tej pory – tylko tych które posiadają fakultatywny Certyfikat NEN 4400).
Celem wprowadzenia obowiązkowej certyfikacji jest nie tylko chęć kontroli tych podmiotów pod względem prawidłowego wypłacania wynagrodzeń i odprowadzania podatków, ale także i wzmocnienie pozycji pracowników oraz chęć zagwarantowania równych szans agencjom zatrudniającym pracowników tymczasowych.
Rząd wprowadzając takie regulacje nałoży na agencje pracy tymczasowej dodatkowe obowiązki związane z zapewnieniem pracownikom tymczasowym (którzy są migrantami zarobkowymi) równego traktowania w zatrudnieniu oraz godnych warunków do życia i pracy.
Aby uzyskać obowiązkowy certyfikat agencja pracy będzie musiała wykazać, że przestrzega przepisów. Podmioty te będą musiały również:
- posiadać świadectwo (VOG), w którym odpowiedni Minister oświadcza, że wnioskodawca nie był skazany za żadne przestępstwo mające znaczenie dla wykonywania jego obowiązków,
- wpłacić kaucję w wysokości 100.000 EUR,
- zapewniać zakwaterowanie dla pracowników zagranicznych (zatwierdzone przez Holenderską Inspekcję Pracy).
Organem odpowiedzialnym za monitorowanie przestrzegania obowiązku certyfikacji będzie Inspekcja Pracy. Agencje, które utraciły swój certyfikat lub nie będą przestrzegały przepisów, będą wykluczane z rynku.
Dowiedz się więcej
Skontaktuj się z nami
Jeśli jesteś zainteresowany utworzeniem agencji pracy tymczasowej w Holandii, skontaktuj się z nami.
